Unternehmen aller Größenordnungen greifen zunehmend auf Vertragspersonal zurück, um schneller voranzukommen, sich an veränderte Prioritäten anzupassen und auf den sich schnell entwickelnden Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben.
Ob ein DevOps-Spezialist für eine Cloud-Migration, ein KI-Ingenieur für den Prototyp eines neuen LLM-Produkts oder ein Team von Datenberatern für die Erstellung von Dashboards zur Entscheidungsfindung - Auftragnehmer helfen Unternehmen dabei, wichtige Innovationen mit größerer Flexibilität und ohne langfristige Kosten umzusetzen.
Aber die Verwaltung von Projekten, an denen externe Freiberufler beteiligt sind, ist nicht so einfach wie die Übergabe einer Aufgabenliste. Es erfordert Struktur, Vertrauen und klare Prozesse, die auf agile Liefermodelle zugeschnitten sind.
Als Experten für die Personalbeschaffung in den weltweit führenden Tech-Ökosystemen haben wir Tausenden von Unternehmen dabei geholfen, mit Auftragnehmern effektiv zu skalieren. Auf der Grundlage unserer praktischen Erfahrungen haben wir hier einige Best Practices für den erfolgreichen Umgang mit flexiblen Talentmodellen zusammengestellt.
Entdecken Sie unsere branchenführenden Karriere- und Einstellungsleitfäden
1. Beginnen Sie mit einem klaren, ergebnisorientierten Brief
Bevor Sie mit einem Auftragnehmer zusammenarbeiten können, müssen Sie beide wissen, wie Erfolg aussieht.
Im Gegensatz zu Festangestellten konzentrieren sich Freiberufler oft auf die Lieferung. Es ist wichtig zu verstehen, dass Sie wahrscheinlich nicht der einzige Kunde eines Freiberuflers sind. Untersuchungen unserer branchenführenden Karriere- und Einstellungsleitfäden haben ergeben, dass AWS- und Microsoft-Vertragspartner durchschnittlich drei Kunden gleichzeitig haben.
Vage oder offene Aufgaben führen daher zu Verzögerungen und Frustration auf beiden Seiten. Ein Viertel (23%) der AWS-, Microsoft- und Salesforce-Vertragspartner in unseren Karriere- und Einstellungsleitfäden gaben an, dass die unrealistischen Erwartungen der Kunden eine der größten Herausforderungen für sie als Freiberufler sind, daher ist es unverzichtbar, dass Sie sich von Anfang an auf die gleiche Seite stellen.
Die Kehrseite der Medaille, Auftragnehmer Diejenigen, die schnell einsatzbereit sind, nehmen mit größerer Wahrscheinlichkeit künftige Aufträge an und empfehlen Sie an Kollegen weiter, was Ihren Ruf auf dem Markt der Auftragnehmer stärkt.
Ein ergebnisorientiertes Briefing schafft Übereinstimmung, beschleunigt die Umsetzung und stellt sicher, dass Sie für den Fortschritt und nicht für Vermutungen bezahlen - beginnen Sie also mit einem qualitativ hochwertigen Briefing, das Folgendes enthält:
- Klare Projektziele: Was soll mit dieser Arbeit erreicht werden, und wie steht sie im Zusammenhang mit Ihren allgemeinen Unternehmenszielen?
- Detaillierte Ergebnisse: Spezifische Ergebnisse und Definitionen, wie die abgeschlossene Aufgabe aussieht.
- Meilensteine und Fristen: Erstellen Sie einen Zeitplan, der Raum für Iterationen und Feedback-Zyklen lässt.
- Technisches Umfeld: Fügen Sie Informationen zu Ihrem technischen Stack, den bevorzugten Bibliotheken, Tools und dem Bereitstellungsprozess hinzu.
- Bekannte Hindernisse oder Einschränkungen: Das frühzeitige Aufzeigen von Abhängigkeiten oder Altlasten verhindert spätere Missverständnisse, also scheuen Sie sich nicht davor.
2. Sich an Rollen orientieren, nicht nur an Aufgaben
Einer der häufigsten Projektengpässe bei technischen Projekten sind die unklaren Eigentumsverhältnisse.
Auftragnehmer können ein umfassendes Fachwissen mitbringen - aber ohne ein klares Verständnis der wie Wenn sie nicht in Ihre Teamstruktur passen, werden selbst Spitzenkräfte Schwierigkeiten haben, Leistung zu erbringen. Ein freiberuflicher KI-Ingenieur kann beispielsweise die Modellentwicklung leiten, ist aber auf Ihr internes Team angewiesen, wenn es um den geschäftlichen Kontext und den Zugang zu Datensätzen geht.
Ordnen Sie also die Rolle des Auftragnehmers stets in Ihre bestehende Teamstruktur und Ihre Kommunikationskanäle ein. Lassen Sie sie nicht in einem Silo schweben. Eine frühzeitige Festlegung dieser Grenzen verhindert späteres Hin und Her, also stellen Sie sicher, dass Sie dies klarstellen:
- Wer legt die Strategie fest, und wer ist für die Umsetzung zuständig?
- Arbeiten sie mit einem Produktverantwortlichen zusammen oder sind sie auf sich allein gestellt?
- Wie viel Autonomie haben sie bei architektonischen oder gestalterischen Entscheidungen?
- Wer gibt Feedback, und wer zeichnet die Ergebnisse ab?
3. Priorisieren Sie schnelles, reibungsloses Onboarding
Es mag offensichtlich klingen, aber Auftragnehmer können keinen Mehrwert liefern, wenn sie von Ihren Systemen ausgesperrt sind oder tagelang auf Zugang warten müssen.
Jede Verzögerung beim Onboarding verkürzt Ihren Zeitplan und verursacht unnötige Kosten. Verfallen Sie also nicht dem weit verbreiteten Irrglauben, dass das Onboarding von Auftragnehmern nicht so gründlich sein muss wie das von Festangestellten.
Überlegen Sie, ob Sie ein Einführungspaket für Auftragnehmer zusammenstellen, das alles enthält, was sie brauchen, um in den ersten 1-2 Tagen mit der Arbeit beginnen zu können. Zu den wesentlichen Dingen, die darin enthalten sein sollten, gehören:
- Zugang zu Git-Repositories, Testumgebungen, Anmeldeinformationen und Kommunikationsplattformen (Slack, Basecamp, usw.)
- Entwicklungsstandards (Linting, Code-Review-Prozess, Merge-Berechtigungen, CI/CD-Workflows)
- kontextbezogene Erläuterungen zu Ihrem Produktfahrplan und zur Einordnung ihrer Arbeit
- Sicherheitsprotokolle - insbesondere beim Umgang mit sensiblen Daten, personenbezogenen Daten oder Kundensystemen
4. Schaffung strukturierter und effizienter Kommunikationskanäle
Bei der Einführung von flexiblen Talentlösungen ist Kommunikation kein Luxus, sondern eine absolute Notwendigkeit.
Dies gilt insbesondere, wenn Ihr Auftragnehmer aus der Ferne arbeitet - ein Faktor, der 81% von Microsoft Vertragspartnern sagten uns, dass es wichtig sei, ob sie ein Angebot annehmen. Das Gleiche gilt für eine LinkedIn-Umfrage, 80% von AWS Auftragnehmern und 82% von Salesforce Vertragspartnern sagten uns, dass sie lieber von zu Hause aus arbeiten würden als vor Ort.
Die eindeutige Vorliebe der Auftragnehmer für Remote-Arbeiten (oder zumindest hybride Arbeitsformen) zeigt zwar, dass eine intensive Kommunikation zwischen beiden Parteien erforderlich ist, aber man muss nicht unbedingt die Posteingänge überschwemmen, um im Einklang zu bleiben.
Konzentrieren Sie sich auf eine strukturierte, effiziente Kommunikation, die Mehrdeutigkeiten reduziert und die Dynamik fördert. Ausgewogenheit ist der Schlüssel: Seien Sie präsent und verfügbar, aber nicht überheblich. Mikromanagement ist ein todsicherer Weg, Ihre Projekte zu verlangsamen, vor allem, wenn Ihnen selbst das technische Know-how fehlt.
Bauen Sie stattdessen Kontrollpunkte ein, an denen das Feedback in beide Richtungen fließt:
- Wöchentliche (oder bei Bedarf tägliche) Standups über Fortschritte, Hindernisse und anstehende Arbeiten
- Dedizierte Kommunikationskanäle und Projekt-Dashboards für tägliche Updates
- Schnelle Rückkopplungsschleifen über Pull Requests, Walkthroughs oder geplante Demos
Es ist wichtig zu erkennen, wie viel Einfluss eine schnelle, reaktionsschnelle Kommunikation haben kann - in einem LinkedIn-Umfrage unter AWS-Freelancern die von unserer Partnermarke Jefferson Frank durchgeführt wurde, nannten 18% einen Mangel an Kommunikation als den größten Faktor, der sie davon abhalten würde, einen Kundenvertrag zu verlängern.
5. Verwendung von Meilensteinen zur Steuerung der Verantwortlichkeit
Einer der größten Vorteile der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern ist die Möglichkeit, die Arbeit auf der Grundlage der Ergebnisse und nicht nur der Zeit zu definieren.
Die Gliederung Ihres Projekts in klare Phasen oder Leistungen ermöglicht es Ihnen, die Erwartungen klarer zu formulieren und Ihr Budget und Ihren Zeitplan besser zu schützen.
Dies bietet zwei wesentliche Vorteile: Erstens werden natürliche Fortschrittskontrollen geschaffen, die sicherstellen, dass die Projekte auf dem richtigen Weg bleiben.
Zweitens können Sie damit feststellen, wann das Projekt ist nicht auf Kurs. Ob Sie nun umschwenken, pausieren oder skalieren müssen, die Einhaltung von Meilensteinen stellt sicher, dass dies so früh wie möglich erkannt wird und verhindert kritischere Verzögerungen im weiteren Verlauf.
6. Zusammenarbeit fördern, nicht Isolation
Auch Zeitarbeitskräfte sollten sich als Teil des Teams fühlen. Aber ein integratives Arbeitsumfeld verbessert nicht nur die Arbeitsmoral, sondern führt auch zu besseren Ergebnissen.
Denken Sie daran, dass einer der Nachteile der Zusammenarbeit mit Freiberuflern darin besteht, dass sie ihr Fachwissen nur kurzfristig einbringen können. Wenn das Projekt vorbei ist, nehmen sie ihr Wissen und ihre Fähigkeiten mit. Wenn Sie jedoch eine Kultur der Zusammenarbeit fördern, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team längerfristig von den Fachkenntnissen Ihres Auftragnehmers profitiert.
Schaffen Sie Möglichkeiten für Ihre Freiberufler, mit verschiedenen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten und ihr Fachwissen weiterzugeben, um das Lernen und die Entwicklung der Festangestellten zu beschleunigen.
Das fängt damit an, dass Sie dafür sorgen, dass Ihre Auftragnehmer sichtbar sind, dass Sie sie zu relevanten Teambesprechungen einladen und dass Sie Erfolge und Fortschritte öffentlich mitteilen. Dies verbessert nicht nur die Zufriedenheit der Auftragnehmer bei der Arbeit, sondern fördert auch ein positives Umfeld, das sie dazu anspornt, ihre beste Arbeit zu leisten.
Fördern Sie die gemeinsame Problemlösung durch Sprint-Planung oder -Reviews - dies ist die perfekte Gelegenheit für Ihr Team, Fragen zu stellen, Ihren Auftragnehmer zu beobachten und alles, was er zu bieten hat, wirklich zu nutzen.
7. Respektieren Sie das Contracting-Modell
Denken Sie daran, dass Auftragnehmer Partner und keine Angestellten sind, also respektieren Sie ihre Grenzen, und sie werden viel motivierter sein, mehr zu tun, als sie müssen.
Anders als Angestellte können sie auch mehrere Kunden betreuen oder nach anderen Zeitplänen arbeiten, und Missverständnisse können die Beziehungen belasten und den Fortschritt verlangsamen.
Unklare Projektgrenzen können Ihre Auftragnehmer in eine schwierige Lage bringen und letztlich die Qualität Ihrer Ergebnisse beeinträchtigen - von unrealistischen Erwartungen bis hin zur Verschiebung von Leistungen. Wenn sich die Arbeit über das ursprünglich Vereinbarte hinaus auszudehnen beginnt, ist es wichtig zu erkennen, dass dieser Mehraufwand mit Kosten verbunden ist, die sich oft auf die Arbeitsmoral auswirken und somit den Lieferfokus beeinträchtigen.
Um eine schleichende Ausweitung des Umfangs und eine falsche Ausrichtung zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass:
- Sie verfolgen die zu erbringenden Leistungen und zeitlichen Verpflichtungen anhand des ursprünglichen Auftrags
- Jede wesentliche Richtungsänderung wird mit einem Gespräch über geänderte Zeitpläne, Budgets oder Erwartungen verknüpft.
- Die Auftragnehmer fühlen sich befähigt, Bedenken frühzeitig zu äußern, ohne Angst haben zu müssen, die Beziehung zu beschädigen.
Die Förderung eines offenen, respektvollen Dialogs über sich ändernde Anforderungen ist nicht nur ein gutes Konfliktmanagement, sondern auch ein gutes Geschäft. Es stellt sicher, dass die Auftragnehmer engagiert bleiben, fair entlohnt werden und sich darauf konzentrieren, ihre beste Arbeit zu leisten.
Fragt man freiberufliche AWS-Fachleute nach den wichtigsten Faktoren, die sie davon abhalten würden, einen Kundenvertrag zu verlängern, so rangieren Zahlungsverzögerungen (66%) weit oben auf der Liste der Gründe, die eine Vertragsverlängerung in Frage stellen. Weitere 32% in unser Karriere- und Einstellungsleitfaden nannten verspätete Kundenzahlungen und Rechnungsstellung als die größte Herausforderung, der sie als Auftragnehmer gegenüberstehen.
In derselben Umfrage gaben 26% der AWS-Freiberufler an, dass Kunden den Umfang eines Projekts geändert haben - ein Gefühl, das von 24% der Salesforce- und Auftragnehmer und 19% der Microsoft-Auftragnehmer in ihren jeweiligen Karriere- und Einstellungsleitfäden aufgegriffen wurde.
Es lohnt sich, daran zu denken, dass sich freiberufliche Talente in der Tech-Community schnell herumsprechen. Zuverlässige Kunden erhalten durch Empfehlungen und wiederholte Aufträge schneller Zugang zu Top-Talenten, also stellen Sie sicher, dass Sie in kritischen Bereichen wie der Bezahlung nie zu kurz kommen.
So hat uns beispielsweise ein Systemingenieur im Jefferson Frank's Careers and Hiring Guide erzählt: AWS-Ausgabe:
“In der sich ständig verändernden Landschaft des Auftragswesens ist die pünktliche Bezahlung eines der wichtigsten Dinge. Auftragnehmer, die von zu Hause aus arbeiten, haben bereits Tausende von Euro in Hotel- und Verpflegungskosten investiert, wenn eine Rechnung fällig ist. Wenn der Kunde nicht pünktlich zahlen kann, dann gibt es viele andere, die es können.”
Kurz gesagt? Die erfolgreichsten Projekte beruhen auf gegenseitigem Respekt und Klarheit, nicht auf Annahmen oder stillschweigendem Übereifer.
8. Abschluss mit Einblicken und Dokumentation
Ein gutes Auftragnehmermanagement endet nicht mit der endgültigen Lieferung.
Wie wir bereits erwähnt haben, ist der Wissenstransfer der Schlüssel zum Schutz Ihrer langfristigen Investitionen und zur Aufrechterhaltung der Kontinuität, wenn sich das Projekt später weiterentwickelt.
Stellen Sie sicher, dass ein Projekt zu Ende geht:
- Alle Ergebnisse werden überprüft, dokumentiert und sind zugänglich.
- Die Codebases enthalten Inline-Kommentare, Konfigurationshinweise und Einsatzanweisungen.
- Sie halten eine kurze Feedback-Sitzung ab (bidirektional), um die gewonnenen Erkenntnisse zu erfassen.
- NDA- oder Datenübergabeschritte werden abgeschlossen, falls erforderlich
Denken Sie daran, dass Vertragspartner, die das Unternehmen mit einem guten Gefühl verlassen, sind mit größerer Wahrscheinlichkeit in zukünftigen Phasen wieder dabei oder empfehlen Gleichgesinnte mit ähnlichen Qualifikationen, was Ihnen einen einzigartigen zusätzlichen ROI aus diesem erfolgreichen Modell der Talentvermittlung verschafft.
Freiberufler sind eine gute Möglichkeit, Flexibilität, Innovation und umfassendes Fachwissen in Ihre technischen Projekte einzubringen. Aber ihr Einfluss hängt nicht nur davon ab, wen Sie einstellen, sondern auch davon, wie Sie sie verwalten.
Wenn Sie die richtige Struktur aufbauen, in das Onboarding investieren und Auftragnehmer als Mitarbeiter und nicht als Ressourcen behandeln, können Sie schnellere Ergebnisse und einen skalierbaren Erfolg erzielen.
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