FRGS Spesenregelung für Mitarbeiter

Einleitung und Zweck. Diese FRGS-Richtlinie für Mitarbeiterspesen (die “Politik”) gilt für die von FRGS getätigten Ausgaben[1] oder seiner Mitarbeiter im Zusammenhang mit der Erbringung von Zeit- und Materialdienstleistungen, unabhängig davon, ob diese für den Auftraggeber oder dessen Kunden erbracht werden. Der Zweck dieser Richtlinie ist es, sicherzustellen, dass der Auftraggeber seine Verpflichtungen gegenüber TRG und FRGS in Bezug auf Auslagen, die den FRGS-Mitarbeitern entstehen, versteht. Der Mandant ist dafür verantwortlich, dass alle seine Mitarbeiter oder gegebenenfalls die Mitarbeiter des Kunden des Mandanten, die mit einem FRGS-Mitarbeiter zusammenarbeiten oder einen FRGS-Mitarbeiter beschäftigen, eine Kopie der Richtlinie erhalten und diese verstehen. Zu den vom Kunden zu erstattenden Ausgaben gehören unter anderem Flug- und Bahnkosten, Unterkunft, Verpflegung, Parkgebühren, Mietwagengebühren, Benzin und Kilometergeld (zum jeweils gültigen Steuersatz) sowie andere Kosten und Nebenkosten, die aus eigener Tasche bezahlt werden.

Genehmigungsverfahren für Ausgaben. FRGS-Mitarbeiter müssen alle Ausgaben zusammen mit den entsprechenden Belegen in das Zeiterfassungssystem von TRG oder FRGS eingeben. Nach der Einreichung werden der Spesenantrag und die Belege elektronisch an einen Vertreter des Kunden zur Genehmigung gesendet. Innerhalb von fünf (5) Arbeitstagen nach Erhalt eines Spesenantrags durch den Kunden (die ’Zeitraum der Ausgabenüberprüfung”), muss der Auftraggeber die Kostenabrechnung entweder genehmigen oder anfechten. Wenn der Mandant TRG oder FRGS während des Zeitraums der Kostenüberprüfung nicht über die Anfechtung eines Punktes eines Kostenantrags informiert, wird davon ausgegangen, dass der Mandant alle Aspekte des Kostenantrags billigt. Wenn der Mandant einen Posten einer Spesenabrechnung bestreitet, muss er TRG oder FRGS unverzüglich schriftlich über die Bestreitung und die Gründe dafür informieren. Der Auftraggeber muss jede genehmigte Spesenabrechnung innerhalb von sieben (7) Tagen nach Rechnungsdatum bezahlen. Der Mandant kann die Zahlung nicht verweigern, ablehnen oder eine Spesenabrechnung ganz oder teilweise anfechten, weil er eine andere Rechnung, Spesenabrechnung oder Zeiterfassung von TRG oder FRGS anfechtet oder wenn er mit den Personalvermittlungsdiensten oder den Zeit- und Materialdiensten unzufrieden ist.

Rechtmäßige Geschäftsausgaben und Befugnisse. Unabhängig davon, ob die Kosten auf Wunsch oder zugunsten des Kunden oder des Kunden des Kunden entstanden sind, ist der Kunde des Kunden und nicht der Kunde des Kunden verpflichtet, TRG oder FRGS diese Kosten zu zahlen oder zu erstatten. Die Genehmigung eines Ausgabenpostens auf einem Ausgabenantrag durch den Mandanten oder den Kunden des Mandanten gilt als schlüssiger Beweis dafür, dass es sich bei dieser Ausgabe um eine rechtmäßige Geschäftsausgabe handelt. Der Auftraggeber sichert TRG und FRGS zu, dass jeder Angestellte, Agent oder Vertreter des Auftraggebers oder seines Kunden, der eine Ausgabe vorab genehmigt oder einen Posten auf einer Spesenabrechnung genehmigt, dazu befugt und qualifiziert ist und dass diese Genehmigung für den Auftraggeber in jeder Hinsicht verbindlich ist.

Allgemein. TRG und FRGS werden diese Richtlinie in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen auslegen und interpretieren. Der Mandant erkennt an und erklärt sich damit einverstanden, dass es ungewöhnliche oder ungeplante Umstände geben kann, die dazu führen, dass ein FRGS-Mitarbeiter Geschäftsausgaben tätigt, die von dem abweichen, was vorhergesehen oder vereinbart wurde. Aus diesem Grund wird der Auftraggeber alle Ausgaben, die anders oder höher als vereinbart sind, genehmigen und bezahlen, solange die ungewöhnlichen oder ungeplanten Umstände und die daraus resultierenden Kosten nicht die alleinige Schuld des FRGS-Mitarbeiters waren. TRG und FRGS behalten sich das Recht vor, diese Richtlinie jederzeit zu ändern. Diese Richtlinie ersetzt alle anderen früheren und gleichzeitigen Vereinbarungen und Erklärungen, ob schriftlich oder mündlich, ausdrücklich oder stillschweigend, die sich in irgendeiner Weise auf die Kostenerstattung für FRGS-Mitarbeiter beziehen. In dem Maße, in dem die Praktiken des Auftraggebers oder des Kunden des Auftraggebers, jetzt oder in Zukunft, für FRGS-Mitarbeiter gelten, aber nicht mit den Bestimmungen dieser Richtlinie übereinstimmen, haben die Bestimmungen dieser Richtlinie Vorrang.

[1] Sofern in diesem Dokument nicht anders definiert FRGS Spesenregelung für Mitarbeiter, Alle hierin verwendeten Begriffe in Großbuchstaben haben die ihnen in der Vereinbarung zugewiesene Bedeutung.