T4 Spesenpolitik

Letzte Änderung: März 2024

1. Einleitung und Zweck. Diese T-4-Spesenpolice (die “Politik”Die Richtlinie gilt für Ausgaben, die der Onboarding-Agentur oder ihren Mitarbeitern im Zusammenhang mit der Erbringung von Zeit- und Materialdienstleistungen entstehen, unabhängig davon, ob diese für den Kunden oder den Kunden des Kunden erbracht werden, falls zutreffend. Der Zweck dieser Richtlinie ist es, sicherzustellen, dass der Kunde seine Verpflichtungen gegenüber FRG in Bezug auf Auslagen, die den T-4-Mitarbeitern entstehen, versteht. Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, dass alle seine Mitarbeiter oder gegebenenfalls die Mitarbeiter des Kunden des Auftraggebers, die mit einem T-4-Mitarbeiter zusammenarbeiten oder ihn beschäftigen, ein Exemplar der Richtlinie erhalten und diese verstehen. Zu den vom Kunden zu erstattenden Ausgaben gehören unter anderem Flug- und Bahnkosten, Unterkunft, Verpflegung, Parkgebühren, Mietwagengebühren, Benzin und Kilometergeld (nach dem jeweils gültigen Steuersatz der IRS) sowie sonstige Kosten und Nebenkosten, die aus eigener Tasche bezahlt werden.

2. Genehmigungsverfahren für Ausgaben. T-4 Die Mitarbeiter müssen alle Spesen zusammen mit den entsprechenden Belegen in das Zeiterfassungssystem der FRG eingeben. Nach der Einreichung werden der Spesenantrag und die Belege elektronisch an einen Vertreter des Kunden zur Genehmigung weitergeleitet. Innerhalb von fünf (5) Arbeitstagen nach Eingang eines Spesenantrags beim Kunden (die “Zeitraum der Ausgabenüberprüfung”), muss der Kunde die Kostenabrechnung entweder genehmigen oder anfechten. Wenn der Kunde FRG nicht über die Anfechtung eines Punktes einer Spesenabrechnung während der Spesenprüfungsperiode informiert, wird davon ausgegangen, dass der Kunde alle Aspekte der Spesenabrechnung genehmigt hat. Bestreitet der Mandant einen Posten einer Spesenabrechnung, so hat er dies FRG unverzüglich schriftlich mitzuteilen und die Gründe hierfür anzugeben. Der Auftraggeber muss jede genehmigte Spesenabrechnung innerhalb von sieben (7) Tagen nach Rechnungsdatum bezahlen. Der Auftraggeber kann die Zahlung nicht verweigern, ablehnen oder einen Ausgabenposten ganz oder teilweise anfechten, weil er eine andere FRG-Rechnung, einen Ausgabenposten oder eine Zeiterfassung anfechtet oder wenn er mit den Personalvermittlungsdiensten oder den Zeit- und Materialdiensten unzufrieden ist.

3. Rechtmäßige Geschäftsausgaben und Befugnisse. Unabhängig davon, ob die Ausgaben auf Wunsch oder zugunsten des Auftraggebers oder dessen Kunden getätigt wurden, ist der Auftraggeber und nicht der Kunde des Auftraggebers verpflichtet, FRG diese Ausgaben zu bezahlen oder zu erstatten. Die Zustimmung des Auftraggebers oder des Kunden des Auftraggebers zu einer Spesenposition auf einem Spesenantrag gilt als schlüssiger Beweis dafür, dass es sich bei dieser Ausgabe um eine legitime Geschäftsausgabe handelt. Der Kunde sichert der FRG zu, dass jeder Angestellte, Agent oder Vertreter des Kunden oder des Kunden des Kunden, der eine Ausgabe vorab genehmigt oder einen Posten auf einem Spesenantrag genehmigt, dazu befugt und qualifiziert ist, und dass diese Genehmigung für den Kunden in jeder Hinsicht verbindlich ist.

4. Allgemein. FRG wird diese Richtlinie in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht auslegen und interpretieren. Der Kunde erkennt an und erklärt sich damit einverstanden, dass ungewöhnliche oder ungeplante Umstände dazu führen können, dass einem T-4-Mitarbeiter Geschäftskosten entstehen, die von den erwarteten oder vereinbarten abweichen. Der Auftraggeber genehmigt und bezahlt daher alle Ausgaben, die anders oder höher als vereinbart ausfallen, sofern die ungewöhnlichen oder ungeplanten Umstände und die daraus resultierende Belastung nicht allein auf das Verschulden des T-4-Mitarbeiters zurückzuführen sind. FRG behält sich das Recht vor, diese Richtlinie jederzeit zu ändern. Diese Richtlinie ersetzt alle anderen früheren und gleichzeitigen Vereinbarungen und Erklärungen, ob schriftlich oder mündlich, ausdrücklich oder stillschweigend, die sich in irgendeiner Weise auf die Kostenerstattung für T-4 Mitarbeiter beziehen. In dem Maße, in dem die Praktiken des Auftraggebers oder des Kunden des Auftraggebers, jetzt oder in Zukunft, für T-4 Mitarbeiter gelten, aber nicht mit den Bestimmungen dieser Richtlinie übereinstimmen, haben die Bestimmungen dieser Richtlinie Vorrang.