Alcance más inteligente. Embarque más rápido. Entregar antes.
Preparar a los contratistas para el éxito desde el primer día
Las funciones contractuales no tienen que ver con la trayectoria profesional ni con la alineación a largo plazo, sino con la ejecución.
Eso significa que el alcance y la incorporación deben centrarse en los resultados, los plazos y la responsabilidad, no en especificaciones genéricas del puesto.
Determinar el alcance de un contrato
Centrarse en el contexto del proyecto
Los contratistas evalúan las oportunidades en función de la claridad. Define el objetivo empresarial o la fase del proyecto que van a apoyar para que puedan aportar valor inmediatamente.
Ejemplos que debe incluir en su informe:
- Asistencia en la migración de datos de una implantación global de Salesforce
- Dirigir el flujo de control de calidad en una iniciativa de replanificación de comercio electrónico
- Estabilizar la infraestructura antes de una integración de fusiones y adquisiciones
Tener claros los resultados y los hitos
Las funciones de los contratistas deben basarse en los resultados. ¿Qué van a entregar y cuándo?
Ejemplos:
- Completar la migración a Azure de 18 cargas de trabajo a finales del segundo trimestre
- Entregar un marco de informes de NetSuite en la sexta semana del proyecto
- Dirigir sesiones UAT en tres departamentos antes de la puesta en marcha.
Definir el entorno tecnológico
Enumere plataformas, herramientas, marcos de trabajo y cualquier cambio en el sistema. Esto permite a los candidatos evaluar la idoneidad rápidamente y evita retrasos en la incorporación.
Ejemplos:
- Entorno AWS-first con Terraform y Ansible
- Oracle Cloud ERP con Boomi para la integración
- Jira, Confluence y GitHub con CI/CD a través de Jenkins
Explicar las dependencias
Enumere plataformas, herramientas, marcos de trabajo y cualquier cambio en el sistema. Esto permite a los candidatos evaluar la idoneidad rápidamente y evita retrasos en la incorporación.
Ejemplos:
- Reportando al Jefe de Entrega, junto con la administración interna de Salesforce
- Traspaso al equipo de apoyo en Manila
- Colaboración con el proveedor para actualizar la plataforma
Especificar plazos y duración
Sea preciso. Indique las fechas de inicio, la duración del contrato y las posibles prórrogas. Las especificaciones vagas desaniman a los candidatos fuertes.
Ejemplos:
- Contrato inicial de tres meses con posibilidad de prórroga
- Cuatro días a la semana, in situ dos veces por semana, a partir de ASAP
- El contrato finaliza el 15 de diciembre y se entregará una vez concluido.
Incluir la gobernanza
Definir cómo se medirán y gestionarán los resultados.
Buenas prácticas:
- Asignar un propietario de la entrega para supervisar al contratista
- Establecer controles formales (semanales o por hitos)
- Seguimiento de los avances en función de los resultados acordados, no de los KPI genéricos.
- Utilizar la documentación para registrar los resultados, los bloqueos y los traspasos.
Planificar las ampliaciones y las bajas
Los proyectos cambian. Gestione las transiciones de forma proactiva.
Para extensiones:
- Revisar los entregables 2-4 semanas antes de la fecha de finalización
- Reconfirmar la aprobación anticipada del presupuesto
- Reclutar personal para garantizar la disponibilidad
Para el offboarding:
- Integrar la transferencia de conocimientos en el ámbito original
- Definir documentos y plazos de traspaso
- Presentar al sustituto o al equipo interno antes de la salida
Incorporación de un contratista
Los contratistas no necesitan una cultura ni planes de iniciación de seis semanas. Necesitan claridad, acceso y responsabilidad.
Si se hace bien, la incorporación acelera la entrega. Si se hace mal, se pierde tiempo, dinero y confianza.
Resultados claros desde el primer día
La ambigüedad acaba con la productividad. Comparte el alcance del trabajo por adelantado, revísalo en la incorporación y haz un seguimiento de su cumplimiento durante todo el proceso.
Lo que hay que incluir:
- Tareas o funciones específicas
- Plazos o fechas sprint
- Criterios de éxito (funcionales, técnicos o comerciales)
- Dependencias o bloqueos conocidos
Consejo profesional: sustituya las tareas imprecisas por objetivos centrados en los resultados.
Facilitar el acceso al sistema y a las PYME
Una entrega rápida requiere un acceso rápido. Prepare todas las herramientas, credenciales y contactos antes del primer día.
Ejemplo de lista de control:
- Credenciales para Jira, GitHub, entornos en la nube
- Licencias de hardware/software necesarias
- Centros de documentación o bases de conocimientos
- PYME designadas para sistemas o flujos de trabajo
Consejo profesional: asigne el acceso a las TI como parte de la lista de comprobación del responsable de contratación.
Asigne un único punto de contacto
Asigne a los contratistas una persona de contacto que pueda aclarar el alcance, desbloquear los problemas y aprobar los entregables.
Un buen PdC:
- Conoce el contexto del proyecto
- Tiene autoridad para escalar o aprobar
- Está disponible para comprobaciones rápidas
- Mantiene la coherencia de la comunicación entre los equipos
Construir circuitos de retroalimentación en tiempo real
Los contratistas actúan con rapidez. Las comprobaciones periódicas mantienen la entrega alineada.
Cómo ejecutarlas:
- Cortas sincronizaciones semanales o quincenales con PoC
- Agenda permanente: hecho, bloqueado, siguiente
- Comentarios inmediatos sobre los trabajos presentados
- Compartir información actualizada sobre las partes interesadas
Consejo profesional: utiliza tablones de proyectos compartidos o canales de mensajería cuando gestiones varios contratistas.
Hoja de trucos para la incorporación de contratistas
Para maximizar el impacto, siempre:
Alinear el alcance y los resultados
Vincular los resultados a hitos y parámetros.
Acceso anticipado
sin inicios de sesión, no hay productividad.
Asigne un único punto de contacto
evitar “demasiados cocineros”.”
Comunicar las normas del equipo
horarios de trabajo, rituales de sprint, normas de cumplimiento.
Crear circuitos de retroalimentación
comprobaciones rápidas, revisiones claras de los entregables.
Documente sobre la marcha
reducir la pérdida de conocimientos y acelerar la incorporación futura.
Seguimiento visible de los progresos
Utilizar tableros compartidos para que todo el mundo pueda ver la situación en tiempo real.
Prepararse para la salida
planificar el traspaso y la transferencia de activos desde el primer día.
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