Política de gastos T4

Última modificación: marzo 2024

Introducción y finalidad. La presente póliza de gastos T-4 (la “Política”) se aplica a los Gastos incurridos por la Agencia de Embarque o sus empleados en relación con la prestación de Servicios de Tiempo y Materiales, ya sean prestados al Cliente o al Cliente del Cliente , si procede. El objetivo de la Política es garantizar que el Cliente comprenda sus obligaciones para con FRG con respecto a los Gastos de bolsillo en los que incurran los Empleados de T-4. El Cliente será responsable de garantizar que todos sus empleados o los empleados del Cliente, en su caso, que trabajen con un Empleado T-4 o lo contraten reciban una copia de la Política y la comprendan. Los gastos que reembolsará el Cliente en virtud del presente documento incluyen, entre otros, pasajes aéreos, pasajes de tren, alojamiento, comidas, estacionamiento, alquiler de automóviles, gasolina y kilometraje (según la tarifa vigente en ese momento establecida por el Servicio de Impuestos Internos), y otros gastos de bolsillo e imprevistos.

Proceso de aprobación de gastos. T-4 Los empleados deberán introducir todos los gastos en el sistema de control horario de FRG junto con la documentación justificativa. Una vez presentada, la solicitud de gastos y la documentación justificativa se enviarán electrónicamente a un representante del Cliente para su aprobación. En un plazo de cinco (5) días laborables a partir de la recepción por parte del Cliente de la solicitud de gastos (el “Período de revisión de gastos”), el Cliente aprobará o impugnará la solicitud de gastos. Si el cliente no informa a FRG de su desacuerdo con algún elemento de una solicitud de gastos durante el periodo de revisión de gastos, se considerará que el cliente aprueba todos los aspectos de la solicitud de gastos. Si el cliente impugna algún elemento de una solicitud de gastos, deberá notificarlo inmediatamente a FRG por escrito y exponer los motivos. El Cliente abonará cada solicitud de gasto aprobada en un plazo de siete (7) días a partir de la fecha de la factura. El Cliente no podrá negarse a pagar, rechazar o impugnar ninguna partida de gastos basándose, total o parcialmente, en que el Cliente esté impugnando cualquier otra factura, gasto u hoja de horas de FRG o si no está satisfecho con los Servicios de contratación o los Servicios de tiempo y materiales.

Gasto empresarial legítimo y autoridad. Independientemente de que el gasto se haya realizado a petición o en beneficio del Cliente o del Cliente del Cliente, será obligación del Cliente, y no del Cliente del Cliente, pagar o reembolsar a FRG dicho gasto. La aprobación por parte del Cliente o del Cliente del Cliente de una partida de gastos en una solicitud de gastos se considerará prueba concluyente de que dicho gasto es un gasto empresarial legítimo. El Cliente declara y garantiza a FRG que cualquier empleado, agente o representante del Cliente o del Cliente del Cliente que apruebe previamente cualquier gasto o apruebe un elemento de una solicitud de gasto está autorizado y cualificado para hacerlo, y que dicha aprobación es vinculante para el Cliente a todos los efectos.

General. FRG interpretará esta Política de acuerdo con la legislación aplicable. El Cliente reconoce y acepta que pueden producirse circunstancias inusuales o imprevistas que den lugar a que un Empleado T-4 incurra en gastos empresariales diferentes de los previstos o acordados. Por lo tanto, el Cliente aprobará y pagará cualquier partida de gastos que sea diferente o superior a lo acordado previamente siempre y cuando las circunstancias inusuales o imprevistas, y el cargo resultante, no hayan sido culpa exclusiva del Empleado T-4. FRG se reserva el derecho a modificar la Política en cualquier momento. Esta Política sustituye a todos los demás acuerdos y declaraciones anteriores y contemporáneos, ya sean escritos u orales, expresos o implícitos, relativos de cualquier modo al reembolso de gastos de los Empleados de T-4. En la medida en que las prácticas del Cliente o del Cliente del Cliente, ahora o en el futuro, se apliquen a los Empleados de T-4 pero sean incompatibles con los términos de esta Política, prevalecerán las disposiciones de esta Política.