Politique de dépenses du T4

Dernière modification : mars 2024

Introduction et objectif. La présente police de frais T-4 (la “Politique”) s'applique aux dépenses encourues par l'agence d'accueil ou ses employés dans le cadre de la prestation de services en régie, qu'ils soient rendus au client ou au client du client, le cas échéant. L'objectif de cette politique est de s'assurer que le client comprend ses obligations envers FRG en ce qui concerne les dépenses encourues par les employés de T-4. Il incombe au Client de veiller à ce que tous ses employés ou les employés du Client, le cas échéant, qui travaillent avec un Employé T-4 ou l'engagent reçoivent une copie de la Politique et la comprennent. Les dépenses remboursées par le client en vertu des présentes comprennent, sans s'y limiter, les billets d'avion, les billets de train, l'hébergement, les repas, le stationnement, les frais de location de voiture, l'essence et le kilométrage (au taux alors en vigueur fixé par l'IRS), ainsi que d'autres coûts et frais accessoires.

Processus d'approbation des dépenses. T-4 Les employés doivent soumettre toutes les dépenses dans le système de comptabilisation du temps de FRG, accompagnées des pièces justificatives. Une fois soumise, la demande de remboursement des frais et les pièces justificatives sont envoyées par voie électronique à un représentant du Client pour approbation. Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception par le Client d'une demande de remboursement de frais (le “Période d'examen des dépenses”), le Client doit soit approuver, soit contester la demande de remboursement. Si le client n'informe pas FRG de sa contestation d'un élément d'une demande de frais au cours de la période d'examen des frais, il est réputé approuver tous les aspects de la demande de frais. Si le client conteste un élément d'une demande de remboursement, il doit immédiatement en informer le FRG par écrit et en indiquer les raisons. Le client doit payer chaque demande de dépense approuvée dans les sept (7) jours suivant la date de la facture. Le client ne peut pas refuser de payer, rejeter ou contester un poste de dépenses parce qu'il conteste, en tout ou en partie, une autre facture, dépense ou feuille de temps de FRG ou parce qu'il n'est pas satisfait des services de recrutement ou des services en régie.

Dépenses professionnelles légitimes et autorité. Que la dépense ait été engagée à la demande ou au profit du client ou du client du client, c'est le client, et non le client du client, qui est tenu de payer ou de rembourser le FRG pour cette dépense. L'approbation par le client ou son client d'un poste de dépense sur une demande de remboursement est considérée comme une preuve concluante que cette dépense est une dépense professionnelle légitime. Le client déclare et garantit à FRG que tout employé, agent ou représentant du client ou de son client qui préapprouve une dépense ou approuve un élément d'une demande de remboursement est autorisé et qualifié pour le faire, et que cette approbation est contraignante pour le client à toutes fins.

Général. FRG interprétera la présente politique conformément à toutes les lois applicables. Le client reconnaît et accepte qu'il peut y avoir des circonstances inhabituelles ou imprévues qui amènent un employé T-4 à engager des dépenses professionnelles différentes de celles qui avaient été prévues ou convenues. Par conséquent, le client doit approuver et payer tout poste de dépense qui est différent ou plus élevé que ce qui avait été convenu, à condition que les circonstances inhabituelles ou imprévues, et les frais qui en résultent, ne soient pas dus à la seule faute de l'employé T-4. FRG se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment. La présente politique remplace tous les autres accords et déclarations antérieurs et contemporains, qu'ils soient écrits ou oraux, explicites ou implicites, concernant de quelque manière que ce soit le remboursement des frais des employés de niveau 4. Dans la mesure où les pratiques du client ou du client du client, actuelles ou futures, s'appliquent aux employés T-4 mais sont incompatibles avec les dispositions de la présente politique, ce sont les dispositions de la présente politique qui prévalent.