Politique de dépenses des employés de l'ERSG

Introduction et objectif. La présente politique de remboursement des frais des employés de FRGS (la “Politique”) s'applique aux dépenses engagées par le FRGS[1] ou ses employés dans le cadre de l'exécution des services en régie, qu'ils soient rendus au client ou au client du client, le cas échéant. L'objectif de la politique est de s'assurer que le client comprend ses obligations envers TRG et FRGS en ce qui concerne les dépenses engagées par les employés de FRGS. Il incombe au client de veiller à ce que tous ses employés ou les employés du client, le cas échéant, qui travaillent avec un employé du FRGS ou l'engagent reçoivent une copie de la politique et la comprennent. Les dépenses à rembourser par le Client en vertu des présentes comprennent, sans s'y limiter, les billets d'avion, les billets de train, l'hébergement, les repas, le stationnement, les frais de location de voiture, l'essence et le kilométrage (au taux alors en vigueur fixé par l'IRS), ainsi que d'autres coûts directs et frais accessoires.

Processus d'approbation des dépenses. Les employés de FRGS doivent soumettre toutes les dépenses dans le système de chronométrage de TRG ou de FRGS, accompagnées des pièces justificatives. Une fois soumise, la demande de notes de frais et les pièces justificatives sont envoyées par voie électronique à un représentant du Client pour approbation. Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception par le Client d'une demande de remboursement de frais (la ’ demande de remboursement de frais “), les employés du FRGS sont invités à soumettre une demande de remboursement de frais.“Période d'examen des dépenses”), le client approuve ou conteste la demande de remboursement. Si le client n'informe pas TRG ou FRGS de sa contestation d'un élément d'une demande de frais au cours de la période d'examen des frais, il est réputé approuver tous les aspects de la demande de frais. Si le client conteste un élément d'une demande de remboursement, il doit immédiatement en informer TRG ou FRGS par écrit et en indiquer les raisons. Le client doit payer chaque demande de dépense approuvée dans les sept (7) jours suivant la date de la facture. Le client ne peut pas refuser de payer, rejeter ou contester un poste de dépenses en raison, en tout ou en partie, du fait qu'il conteste une autre facture, dépense ou feuille de temps de TRG ou FRGS ou qu'il n'est pas satisfait des services de recrutement ou des services en régie.

Dépenses professionnelles légitimes et autorité. Que les dépenses aient été engagées à la demande ou au profit du client ou de son client, c'est au client, et non à son client, qu'incombe l'obligation de payer ou de rembourser TRG ou FRGS pour ces dépenses. L'approbation par le client ou son client d'un poste de dépense sur une demande de remboursement sera considérée comme une preuve concluante que cette dépense est une dépense professionnelle légitime. Le client déclare et garantit à TRG et aux FRGS que tout employé, agent ou représentant du client ou du client du client qui préapprouve une dépense ou approuve un élément d'une demande de remboursement est autorisé et qualifié pour le faire, et que cette approbation lie le client à toutes fins utiles.

Général. TRG et FRGS interpréteront cette politique conformément à toutes les lois applicables. Le Client reconnaît et accepte qu'il peut y avoir des circonstances inhabituelles ou imprévues qui amènent un employé de FRGS à engager des dépenses professionnelles différentes de ce qui avait été prévu ou convenu. Par conséquent, le client doit approuver et payer tout poste de dépense qui est différent ou plus élevé que ce qui avait été convenu, à condition que les circonstances inhabituelles ou imprévues, et les frais qui en résultent, ne soient pas dus à la seule faute de l'employé de l'ERSF. TRG et FRGS se réservent le droit de modifier la politique à tout moment. Cette politique remplace tous les autres accords et déclarations antérieurs et contemporains, qu'ils soient écrits ou oraux, explicites ou implicites, concernant de quelque manière que ce soit le remboursement des frais des employés de l'ERSF. Dans la mesure où les pratiques du Client ou du Client du Client, actuelles ou futures, s'appliquent aux Employés du FRGS mais sont incompatibles avec les termes de la présente Politique, les dispositions de la présente Politique prévaudront.

[1] Sauf définition contraire dans le présent Politique de dépenses des employés de l'ERSG, Tous les termes en majuscules utilisés dans le présent document ont la signification qui leur est attribuée dans l'accord.