Política de gastos de los empleados de FRGS

Introducción y finalidad. La presente Política de Gastos de los Empleados de FRGS (la “Política”) se aplica a los Gastos incurridos por FRGS[1] o a sus empleados en relación con la prestación de Servicios de Tiempo y Materiales, ya sean prestados al Cliente o al Cliente del Cliente, en su caso. El propósito de la Política es asegurar que el Cliente comprenda sus obligaciones para con TRG y FRGS con respecto a los Gastos de bolsillo incurridos por los Empleados de FRGS. El Cliente será responsable de garantizar que todos sus empleados o los empleados del Cliente, en su caso, que trabajen con o contraten a un Empleado de FRGS reciban una copia de la Política y la entiendan. Los gastos a ser reembolsados por el Cliente incluyen, sin limitación, pasajes aéreos, pasajes de tren, alojamiento, comidas, estacionamiento, alquiler de vehículos, gasolina y kilometraje (a la tasa vigente establecida por el IRS), y otros gastos de bolsillo e imprevistos.

Proceso de aprobación de gastos. Los empleados de FRGS presentarán todos los gastos en el sistema de control horario de TRG o FRGS junto con la documentación justificativa. Una vez presentada, la solicitud de gastos y la documentación justificativa se enviarán electrónicamente a un representante del Cliente para su aprobación. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud de Gastos por parte del Cliente (el ’Período de revisión de gastos”), el Cliente aprobará o impugnará la solicitud de gastos. Si el Cliente no informa a TRG o FRGS de su discrepancia sobre cualquier elemento de una solicitud de gastos durante el Período de Revisión de Gastos, se considerará que el Cliente aprueba todos los aspectos de la solicitud de gastos. Si el Cliente impugna cualquier elemento de una solicitud de gastos, deberá notificarlo inmediatamente a TRG o FRGS por escrito, indicando los motivos. El Cliente deberá pagar cada solicitud de gastos aprobada en un plazo de siete (7) días a partir de la fecha de la factura. El Cliente no podrá negarse a pagar, rechazar o impugnar ninguna partida de gastos basándose, en todo o en parte, en que el Cliente está impugnando cualquier otra factura, gasto u hoja de horas de TRG o FRGS o si no está satisfecho con los Servicios de Contratación o los Servicios de Tiempo y Materiales.

Gasto empresarial legítimo y autoridad. Independientemente de que el gasto se haya realizado a petición o en beneficio del Cliente o del Cliente del Cliente, será obligación del Cliente, y no del Cliente del Cliente, pagar o reembolsar a TRG o FRGS dicho gasto. La aprobación por el Cliente o el Cliente del Cliente de una partida de gastos en una solicitud de gastos se considerará prueba concluyente de que dicho gasto es un gasto empresarial legítimo. El Cliente declara y garantiza a TRG y FRGS que cualquier empleado, agente o representante del Cliente o del Cliente del Cliente que pre-apruebe cualquier gasto o apruebe una partida en una solicitud de gasto está autorizado y cualificado para hacerlo, y que dicha aprobación es vinculante para el Cliente a todos los efectos.

General. TRG y FRGS interpretarán esta Política de acuerdo con la legislación aplicable. El Cliente reconoce y acepta que puede haber circunstancias inusuales o no planificadas que resulten en que un Empleado de FRGS incurra en gastos de negocio que difieran de lo previsto o acordado. Por lo tanto, el Cliente deberá aprobar y pagar cualquier gasto que sea diferente o mayor de lo acordado previamente, siempre y cuando las circunstancias inusuales o imprevistas, y el cargo resultante, no hayan sido culpa exclusiva del empleado de FRGS. TRG y FRGS se reservan el derecho de cambiar la Política en cualquier momento. Esta Política sustituye a todos los demás acuerdos y declaraciones anteriores y contemporáneas, ya sean escritas u orales, expresas o implícitas, relativas de cualquier manera al reembolso de gastos de los Empleados de FRGS. En la medida en que las prácticas del Cliente o del Cliente del Cliente, ahora o en el futuro, se apliquen a los Empleados de FRGS pero sean inconsistentes con los términos de esta Política, las disposiciones de esta Política prevalecerán.

[1] Salvo que se defina lo contrario en el presente Política de gastos de los empleados de FRGS, Todos los términos utilizados en mayúsculas tendrán el significado que se les atribuye en el Acuerdo.